Nasıl Sistem Kurabilirsiniz?
İnsanları başarıya doğru götüren şeyler, düzenli bir şekilde uyguladıkları basit kurallardır.
Jim Rohn
İçindekiler:
1-Niçin Sistem Kurmalıyız?
2-Sistemleşme Çalışmaları Ne Zaman Başlamalıdır?
3-Sistem Kurmak Bize Ne Kazandırır?
4-Etkili Sistemler Nasıl Kurulur?
Geneli kendi işleriyle meşgul olan insanlardan oluşan bir dost meclisinde konu rahatça tatil yapmaktan açıldı. Bir taraf, kendi işini yapanların seyahate çıksa bile telefonlarının susmamasını, her an laptopu açmaya hazır halde olmamız gerektiğini vs. olağan karşılayıp buna alışmamız gerektiğini savunurken diğer taraf bunun bizim beceriksizliğimizin bir sonucu olduğunu, aslında sistem kurulabilirse bizim de rahat rahat seyahat edebileceğimizi savunuyordu.
Her ne kadar bu yazıyı yazmama sebep olan konu “Sistem kurmak size daha rahat tatil yapma imkanı sunar mı” tartışması olsa da ben bu tezi savunmak amacıyla yazmayacağım. Yazıda okuyucuyla paylaşmak istediğim asıl mesele şu olacak;
Başarılı bir organizasyon kurma yolunda “sistem kurmak” neden olmazsa olmazlardandır ve başarılı bir sistem nasıl inşa edilir?
Niçin Sistem Kurmalıyız?
Bir çoğumuzun malumudur, yeni kurulan şirketlerin çoğu henüz 5 seneyi görme imkanı bile bulamadan faaliyetlerine son vermek zorunda kalıyor. Bu oran yaklaşık %90 civarındadır. Sebebi nedir bunun diye araştırdığımızda ürün ve pazarlama konularında işlerin istenildiği gibi gitmemesi sonucu çıkmaktadır.
İkinci 5 yıla ulaşan firmalar için de ayakta kalma oranları malesef çok yüksek değil. Burada da karşımıza çıkan sebeplerin başında sistemsel problemler gelmektedir.
Başarı nedir sorusunu sorduğumuzda tek bir cevap almamız mümkün değildir. Başarı tanımları şartlara göre değişebilir. Bir öğrenci için sınavdan 60 almak büyük bir başarıyken bir başkası için aynı sınavdan 90 almak başarısızlık olarak tanımlanabilir.
Benim başarı olarak tanımladığım şeylerin başında mükemmel kurulmuş sistemler gelmektedir. Tıkır tıkır işleyen, kişilerden ve zamandan bağımsız, kişisel yeteneklere bağlı olmayan muazzam sistemler. Hayranlık uyandıran, dünyayı değiştiren, yüzyıllara meydan okuyan marka ve şirketlerin başarı hikayelerine baktığımızda sistemsel düzenlerinin sıradan rakiplerine kıyasla çok farklı olduğunu görebiliyoruz.
Sistemleşme Çalışmaları Ne Zaman Başlamalıdır?
Belli bir hacme ulaşmadan önce sistemleşme adına adımların atılmış olması tavsiye edilmektedir. Çünkü gemi ne kadar büyükse rotada herhangi bir değişiklik yapmak bir o kadar zordur. Küçük işletmeler büyüklere kıyasla daha esnektir. Bu esneklik sayesinde sistem kurmak için denemeler yapmak çok daha kolaydır.
Pazarda yer edinme çabaları içerisinde sistem kurmak genelde ertelenen konular arasında yer alıyor. Fakat sistemleşmenin tohumlarını henüz küçük bir oluşumken atmak önemlidir. Büyüme başladığında erken dönemde temelleri atılmış olan sistem tohumları meyvelerini vermeye başlayacaktır.
Peki nedir bu sistem?
Her işletmede uygulanan bir takım kurallar vardır. Bunlar kurumsal olmayan şirketlerde yazılı değildir. Bu kurallar yazılı hale getirildikleri zaman prosedür haline gelirler. Prosedürler de zamanla gelişerek işletmede bir intizam oluşturur. Bu intizama “sistem” adı verilir.
Sistem Kurmak Bize Ne Kazandırır?
Hatayı Minimize Eder
Hata insanın olduğu yerde kaçınılmaz olarak gerçekleşir. İnsan faktörünün bulunduğu bir ortamda sıfır hatadan bahsetmek mümkün değildir. Ancak hataları minimize edebiliriz. Sistemlerin doğuş noktasında da genellikle organizasyon içerisinde yapılan hatalardan çıkarılan dersler bulunmaktadır.
Zamandan Tasarruf Sağlar
Sistem kurulduğunda daha çok bürokratik süreç olacağını düşünürüz. Bu doğrudur. Ancak bunu bir zaman kaybı olarak görmemek gerekir. Aksine uzun vadeli düşündüğümüzde zamandan ciddi bir tasarruf sağladığını söyleyebiliriz. Yüzlerce bürokrasi ve prosedür içerisinde zamandan tasarruf nasıl sağlanır derseniz, cevap hataların minimuma inmesinde gizlidir.
Sistemli organizasyonlarda hata daha az gerçekleştiğinden bunları telafi etmek için harcanan efor daha azdır. Dolayısıyla hatalardan kaynaklanan maddi kayıpların da önüne geçilir. Yani sistem varsa hem zamandan hem de maddiyattan yana tasarruf vardır.
Kurumsallaşma Sağlar
Her kurumsal yapının arka planında derin tecrübeler neticesinde kurulmuş muazzam sistemler yer alır.
Çalışan ve Müşteri Memnuniyetini Arttırır
Çalışan memnuniyeti istatistiklerine bakıldığında sistem kurma sürecini başarıyla tamamlamış firmalarda çalışanların, sistemi henüz oturmamış firma personellerinden daha mutlu çalıştıkları gözlemlenmiştir. Aynı şekilde bu istatistik müşteri memnuniyetinde de gözlemlenmektedir.
Çalışan memnuniyetsizliklerine baktığımızda listenin en başlarında “iş tanımlarının net bir şekilde yapılmamış olması” gelmektedir. Bu durum çalışanların en büyük stres kaynaklarından biri olarak karşımıza çıkmaktadır.
Etkili Sistemler Nasıl Kurulur?
Sistemler bir anda ortaya çıkmazlar. Organizasyon içerisinde bilgi birikimi ve deneyim arttıkça sistem de gelişir ve büyür. Burada önemli olan bu bilinci sürekli olarak taşıyor olmaktır.
Bir organizasyonda sistem temelleri atılırken dikkat edilmesi gerektiğini düşündüğüm bazı noktalardan bahsetmek isterim.
Ana amacı belirle
Her organizasyonun bir misyonu vardır. Misyon bir organizasyonun var oluş sebebidir. Şirketin misyonuna hizmet etmeyen çalışmalar genellikle gereksiz efor harcamamıza sebep olurlar. Enerjiyi gereksiz uğraşlarla tüketmemek için önce ana amacı belirlemek ve sistemi de onun etrafında şekillendirmek önemlidir.
Yaptığın işi teker teker tanımla
Her firmanın çalıştığı sektöre ve hizmet verdiği alanlara göre kendine has pek çok iş süreci vardır. Öncelikle tüm iş adımlarının teker teker tanımlanması gerekmektedir.
Yapılan faaliyetleri bir liste halinde sıralayın, ardından onları gruplara bölün. Karşınızdaki listeyi ana başlıklar altında grupladıktan sonra yapılan faaliyetler bir çerçeve içine girecek ve bu işlem esnasında zihin sistem kurmak adına ilk çalışmalarını yapıyor olacaktır.
Otomatikleştir
Çoğu organizasyonda yapılan faaliyetlerin yaklaşık %80'i sürekli olarak tekrar eden rutin işlerdir. Rutin yapılan işlerde hata yapma olasılığı ise sanılanın aksine daha yüksektir. Çünkü beyin yeni yaptığı işlerde daha konsantre, rutin yapılan işlerde ise daha rolanti çalışır. Bu da rutin yapılan işlerde hata yapma olasılığını yükseltir. Bu sebeple sürekli yapılan işlerin mümkün olduğunca otomatik hale getirilmesi ve insan gücünün etkisinin azaltılması gerekmektedir.
Bulut Platformlardan Faydalan
Sistemli çalışan firmalar bulut platformlardan oldukça fazla yararlanırlar. İş akışlarında, dosya transferinde, planlamada, satınalma süreçlerinde, müşteri yönetiminde ve finansta bulut teknolojisinden faydalanmak firma içinde şeffaflığı arttırır, doğru veri üretimi sağlar, etkili geri bildirimler verir, karmaşayı önler, zaman tasarrufu sağlar ve veri güvenliği sunar.
Görev ve Yetkileri Tanımla
Bir organizasyonda görev ve yetkilerin eksiksiz bir şekilde tanımlanmış olması çok önemlidir. Kim? ne? nasıl? ne zaman? sorularının cevapları net olmalıdır. Bir iş geldiğinde veya bir problemle karşılaşıldığında bu işi kim yapacak, ne yapacak, nasıl yapacak ve ne zaman yapacak sorularının cevabı net değilse o organizasyonda sistemden bahsetmek imkansızdır.
Veri Topla
Bilmeden yönetemeyiz. Her şey önce bilmekle başlar.
Sistem kurmak zorlu bir süreçtir. Ama onu geliştirmek daha da zordur. Bu sebeple sistem kurup onu geliştirebilmek için önce etkili bir şekilde veri toplamak gerekir. Eldeki veriler ışığında mevcut durumu iyice analiz etmeden onu ileriye taşımaya çalışmak havanda su dövmekten farksızdır.
Sürekli İyileştir
Sistemler oluşturulduğu haliyle kalmazlar. Kalmamalıdır da. İhtiyaçlar sürekli olarak değişebileceği gibi organizasyonunu hacmi de büyür veya küçülür. Pazarda rekabet şartları da aynı şekilde sürekli değişir. Ekonomik göstergeler dönemsel farklılıklar gösterebilir. Tüm bu dinamizmin içinde sistemler de dinamik olmak zorundadır. Ve sürekli gelişim burada da ana amaç olmalıdır.
İnsan faydalı olduğu ve başarılı işler yaptığı ölçüde kendisini tamamlanmış hisseder. Katma değer üretmek, uzun yıllar varlığını sürdüren, nesilden nesile aktarılabilen markalar oluşturmak ve bir başarı hikayesi yazabilmek için sistem kurmak yapılması gereken en önemli işlerin başında gelmektedir diyerek yazıyı burada noktalıyorum.
Sizler de bu konuya katkı koymak isterseniz veya farklı geri bildirimleriniz olursa sosyal medya hesaplarım üzerinden ya da safa.orakci@ucgem.com.tr mail adresimden benimle iletişime geçebilirsiniz. Yazıyı beğendiyseniz “Alkışla” butonuna birkaç kez tıklamayı lütfen unutmayın.
Diğer yazılarıma da göz atabilirsiniz;
